Ofte stillede spørgsmål
QicsMilestones er cloudbaseret software til registrering af timer, planlægning af medarbejdere og projekter samt fakturering af timer, faste priser, abonnementer, forskud og produkter. Vi fokuserer på professionelle serviceorganisationer.
Formålet er at kunne gennemgå alle trin fra registreringen af en ny ordre til afsendelsen af fakturaen på en nem og effektiv måde. Det resulterer i færre fejl og væsentlige tidsbesparelser for hele kontoret.
På vores website Qics.nl (https://www.qicsmilestones.dk/fortroligheds/) har vi samlet alle oplysningerne om disse emner.
De data, som føjes til QicsMilestones, lagres i Azure-clouden. Denne cloud tilhører Microsoft, og dataene lagres i et datacenter i Amsterdam (det vesteuropæiske område).
På vores side med oplysninger om fortrolighed har vi samlet alle oplysningerne om disse emner.
QicsMilestones er meget sikkert. Vi har en informationssikkerhedspolitik samt et it-katastrofeberedskab og understøtter multifaktorgodkendelse samt tilbyder enkeltlogon baseret på Azure Active Directory.
Desuden er det kun muligt at benytte "stærke" adgangskoder. Du kan få flere oplysninger om informationssikkerhed på: https://www.qicsmilestones.dk/fortrolighed/
Licenstageren, dvs. den virksomhed, der benytter softwaren, ejer alle dataene.
Vi er Data Pro-certificeret (hollandsk). Vi er også ISO 27001- og NEN 7510-certificeret.
Der kan oprettes forbindelse mellem QicsMilestones og e-conomic, Exact Online, Exact Synergy, Afas, Multivers Online osv.
Herudover har vi en API. Kontakt os, så vi i fællesskab kan drøfte jeres behov.
Hvis I endnu ikke benytter QicsMilestones, er der stor sandsynlighed for, at I kan spare masser af tid på jeres fakturering. Mange af vores kunder mere end halverer tiden, når de fakturerer.
Eftersom opgaven – uanset om den er enkel eller kompleks – nøje registreres i QicsMilestones, og alt tilhørende arbejde registreres i detaljer, kan faktureringen foretages hurtigere, og sandsynligheden for fejl er langt mindre. Det bringer jer langt tættere på fejlfri fakturering.
Med QicsMilestones kan du se, hvem der er skemalagt hvornår og hvor. På den måde kan du se, hvem der er tilgængelig og hvornår, og hvem der allerede er fuldt booket.
QicsMilestones integrerer med al almindeligt anvendt software. Kontakt os for at få mere at vide om, hvordan integrationen kan foretages.
Softwaren fås på engelsk, hollandsk og dansk.
Der udgives en ny version hver fjerde uge. Disse releases kan findes på vores YouTube-kanal.
Ja, det er muligt at oprette flere forskellige roller. Det er også muligt at angive flere forskellige tilladelser pr. rolle. Medarbejderne får en eller flere roller og tildeles derefter alle rettighederne for disse roller.
Ja, det er det. De kan også registres vha. en tablet og en smartphone. Det er også muligt at angive timer og omkostninger som et koncept.
Ja, det kan begrænses pr. arbejdstype eller timekode. Det kan ikke alene begrænses pr. medarbejder, men også pr. funktion eller gruppe. Et arbejdsstop kan også benyttes for midlertidigt at forhindre, at der skrives for en bestemt kunde eller et bestemt projekt.
Hvis du vil kunne registrere timer meget hurtigt, kan du kopiere et projekt til en anden kunde (eller en række kunder), og du kan oprette et nyt projekt for den samme kunde baseret på et eksisterende projekt. Alle data fra kildeprojektet kopieres (f.eks. rater, projektmedlemmer og budgetter), medmindre du angiver under importen, at værdierne skal justeres (f.eks. projektets startdato).
QicsMilestones har 8 overskuelige rapporter over igangværende arbejde, der omfatter følgende oplysninger: Udgangsposition, Produktion, Tilføjet, Afskrevet, Faktureret og Afsluttende position.
Bookede timer er tilgængelige med det samme i igangværende arbejde.
Du kan bruge følgende priser:
- En pris pr. projekt, pr. kunde, pr. medarbejder, for kombinationen af medarbejder og arbejdstype og for kombinationen af kunde og arbejdstype.
Priserne kan justeres pr. kalender eller regnskabsår. Det er også muligt at arbejde med faste priser. Du kan f.eks. fakturere 50 % i starten og 50 % ved leveringen.
Du kan fakturere abonnementer eller tilbagevendende beløb. Du kan angive, hvor ofte hvilke fakturaer skal faktureres. Det er også muligt at angive en slutdato. Det er muligt at indeksere abonnementsbeløbene, når et abonnement fornys.
Det er muligt at fakturere forskud. Når et forskud afregnes, oprettes en faktura, der indeholder både timerne * prisen og det allerede fakturerede forskud (som et negativt beløb). Herefter behandles fakturaen på samme måde som andre fakturaer. Forskud vises som negative i det igangværende arbejde.
Tillæg for uregelmæssigheder er muligt og kan angives fleksibelt. Du kan f.eks. opkræve 150 % af den aftalte pris, hvis arbejdet finder sted på lørdage. Herudover er det muligt at benytte en procentdel af de faste omkostninger, der kan angives som standard.
Under faktureringen kan timerne både afskrives definitivt og tilbageføres, hvorefter timerne er tilbage i det igangværende arbejde. Det gør det muligt at vurdere igen på et senere tidspunkt, om disse timer kan faktureres. Timerne kan også afskrives delvist, så den anden part kan faktureres.
Det er muligt at angive en forklaring i tilfælde af en afskrivning. Det er også muligt at tilføje eller fratrække fakturaer i et tilbud. Her kan angives en årsag, hvis det er relevant.
De registrerede timer og opgjorte timer kan holdes adskilt til bl.a. ledelsesinformation.
Der er mange forskellige muligheder forbundet med at tilpasse fakturaopgørelser. Det er muligt at:
- Overføre til en anden debitor.
- Overføre til en anden type arbejde.
- Redigere beskrivelser i fakturaforslag.
- Oprette 0 fakturaer.
- Føje linjer til opgørelsen.
- Slette et opgørelsesforslag, så det kommer tilbage til igangværende arbejde og derefter returnerer på et senere tidspunkt.
- Oprette udgiftsopgørelser som et fakturaeksempel (på skærmen eller papir).
Det er meget fleksibelt, og det er muligt at:
- Inkludere et omfattende fakturalayout, som kan tilpasses.
- Anvende forskellige fakturalayouts pr. kontakt.
- Anvende forskellige fakturalayouts pr. projekt.
- Anvende forskellige fakturaer pr. kunde for forskelligt arbejde.
- Vedhæfte timespecifikation som en fil, hvis det er relevant.
Det er muligt at lægge et budget pr. allokering med et ubegrænset antal budgetlinjer, som du kan gruppere i et eller flere niveauer. På den måde er det muligt selv at bestemme detaljeringsgraden. Du kan budgettere pr. medarbejder, vare osv. Budgettet kan lægges som timer eller som et beløb.
Meget fleksibelt. Du kan f.eks. knytte en start- og slutdato til et budget (en budgetlinje). Medarbejderne kan booke timer på opgaven, men også på en budgetlinje. Det er muligt at angive på forhånd, hvilke medarbejdere der har tilladelse til at gøre dette.
For hver budgetlinje kan man angive, hvilke varer eller varesæt budgetposten vedrører.
For hver budgetlinje kan du angive, hvor mange timer der er blevet brugt i forhold til budgettet. Tidsregistreringen giver indsigt i statussen for budgettet og dermed også faktureringen. En farvekode gør det muligt hurtigt at se, om et budget er blevet overskredet. Budgetlinjer kan lukkes, så det ikke er muligt at booke flere timer på dem.
Når en allokering planlægges, kan tidsplanen opdeles i flere forskellige opgaver? En opgave kan tildeles en start- og en slutdato.
Medarbejderne kan skemalægges pr. opgave. Det er muligt at knytte flere medarbejdere til en enkelt opgave. De eksisterende tidsplaner kan selvfølgelig nemt justeres.
Med QicsMilestones bliver planlægningen effektiv. Det er muligt at:
- Skemalægge pr. uge
- Oprette en tilbagevendende tidsplan.
- Tilrettelægge planlægningen på en sådan måde, at én medarbejder planlægger og andre kun kan konsultere tidsplanen.
- Knytte opgaver til budgetlinjer.
- Ændre opgaver/allokere dem til en anden.
- Kopiere en tidsplan fra ét år til et andet.
- Hente og justere tidsplanen for flere allokeringer samtidig.
Flaskehalse pr. medarbejder vises i planlægningen. Du kan se, hvor booket den pågældende medarbejder er. Det kan du også få vist pr. afdeling.
I QicsMilestones er der en standardrapport. Herudover er det muligt at benytte Power BI til at oprette en overskuelig rapport med de relevante (tilgængelige) oplysninger. I standardrapporten kan du få vist følgende oplysninger:
- Igangværende arbejde pr. kunde.
- Arbejde uden for arbejdstid for datoer/perioder.
- Oversigt over igangværende arbejde før fakturering, faktureret, tillæg og debiteringer, forskud, slutsaldo for igangværende arbejde efter fakturering.
- Bookede timer pr. kunde og fakturerede beløb pr. arbejdstype.
- Produktivitet pr. medarbejder.
- Omsætning pr. kunde opdelt i år, periode, aktiviteter osv.
- Antal sygedage pr. medarbejder.
- Fravær pr. medarbejder.
- Budget vs. angivne og/eller fakturerede timer.
- Resultat pr. kunde/allokering.
- Projektfremdrift.
- Økonomisk prognose.
Standardrapporterne kan genereres i PDF, Excel eller Word. QicsMilestones indeholder også infoskærme. De kan også angives pr. medarbejder. Det er muligt at eksportere data til Excel fra nogle af disse infoskærme. Derudover er QicsMilestones tæt integreret til Power BI. En komplet datamodel er tilgængelig i Power BI (baseret på et datalager), som kan bruges til at oprette.
Ja, det er muligt at tilføje data fra andre løsninger, f.eks. fra et økonomistyringsprogram. Hvis du har spørgsmål til dette, kan du kontakte vores supportafdeling.
Der er forskellige abonnementspakker fra "Business" til "Enterprise". Der er en grundlæggende abonnementspris og en pris pr. ekstra bruger. De fleste kunder benytter sig af pakken "Business Plus".
Implementeringen af QicsMilestones tager tid og kræver derfor en vis investering. Beløbet afhænger af organisationens kompleksitet og størrelse. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du vil have et tilbud eller estimat.
Uddannelse af medarbejderne har ikke kun et rent praktisk formål, men kan også være med til at forankre systemet hos de kolleger, der skal bruge softwaren. Behovet for uddannelse varierer fra organisation til organisation, og vi har derfor ikke standardpriser for uddannelse af medarbejdere. Du er velkommen til at kontakte os for at høre med om uddannelse af medarbejdere.
Der er to ting, som vi skal planlægge sammen med jer: implementering og uddannelse. Afhængigt af tiden på året kan vi som regel gå i gang inden for nogle få uger. Sidst på året har vi som regel travlt, hvorfor der kan gå lidt længere tid.
Spørgsmål til planlægningen? Stil dem her.
QicsMilestones tilbyder et væld af muligheder, og ny funktionalitet tilføjes eller opdateres månedligt. Hvis du har et specifikt spørgsmål, er det bedst, at du kontakter os direkte.
Det er også muligt at få en demo, hvor vi kan tage udgangspunkt i jeres specifikke situation.
Mere end 250 organisationer – både små og store – bruger QicsMilestones. Kunne du tænke dig at tage kontakt til en af disse organisationer? Så er du velkommen til at kontakte os.
Ja, vores helpdesk er bemandet hver dag. Vi kan yde support på dansk, engelsk og hollandsk.
